Autorisation de prise de référence : quels sont mes droits en tant qu’employeur ?
La prise de référence s’avère être un outil utile voire indispensable pour sécuriser ses recrutements. Lorsqu’une entreprise décide de développer son effectif et d’entamer un processus de recrutement, elle s’oriente vers une démarche stratégique. En effet, les conséquences d’un recrutement «raté» peuvent être lourdes sur le plan financier et humain. Il est donc important de mettre toutes les chances de son côté pour le réussir.
Qu’est ce qu’une prise de référence ?
La prise de référence est une pratique très populaire lors d’un processus d’embauche. Cette pratique, souvent effectuée par téléphone, consiste pour le recruteur à contacter l’ancien employeur ou manager du candidat pour conforter son impression sur celui-ci.
Ainsi, la prise de référence permet de :
- Vérifier la véracité des informations transmises par le candidat
- Approfondir la connaissance de son profil
- Éviter des erreurs de recrutement
Cependant, l’autorisation de la prise de référence est encadrée et doit respecter la législation en vigueur.
Que dit la loi ?
Voici ce que nous dit le code du travail sur la prise de référence : selon l’art L. 1221-8-et L.1221-9 du code du travail, « tout employeur souhaitant s’enquérir des références d’un candidat doit préalablement lui demander l’autorisation.» Il est donc interdit aux recruteurs (qu’ils soient une entreprise ou un cabinet) d’entamer une prise de références sans avoir l’accord du candidat au préalable, même si celui-ci les a mentionnées sur son CV.
Ensuite, cette pratique doit se faire dans la discrétion et la confidentialité la plus totale. En effet un candidat ne souhaite pas forcément que son employeur actuel sache qu’il est engagé dans un processus de recrutement, surtout s’il s’agit d’un concurrent. Enfin, sachez que la prise de références est une pratique légale, comme stipulé par la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) « Le recueil de références auprès de l’environnement professionnel du candidat (supérieurs hiérarchiques, collègues, maîtres de stages, clients, fournisseurs…) est permis dès lors que le candidat en a été préalablement informé. »
Comment faire une prise de référence ?
Dès lors que le candidat a accepté que vous preniez contact avec son ancien employeur, plusieurs sujets à aborder s’offre à vous lors de cet échange structuré et synthétique.
Posez des questions qui portent sur l’ensemble des compétences techniques (hard skills) et sur les soft skills (savoir-faire, savoir-être) du candidat. Les questions ouvertes sont privilégiées pour ne pas orienter les réponses de l’ancien employeur : autant de questions que de réponses, qui conforteront ou non le recruteur dans sa décision. Il arrive parfois que la prise de références révèle des éléments qui illustrent des impressions subjectives difficiles à formaliser. La prise de référence contribue à objectiver certaines prises de position.
Il est bon de rappeler que les questions posées lors de la prise de référence sont également encadrées par le code du travail. L’article L1221-8 dispose que « Les méthodes et techniques d’aide au recrutement ou d’évaluation des candidats à un emploi doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie. » Ainsi, elles doivent uniquement permettre au recruteur de vérifier la capacité du candidat a occupé le poste à pourvoir et ne doivent en aucun cas être relatives à sa vie privée.
Si le candidat le permet, optez pour une double prise de référence. Cela vous permettra de croiser les informations de deux sources différentes pour optimiser votre prise de décision.
Exemple d’une prise de référence au sein d’un cabinet RH
Conformément à la charte du recrutement responsable du Syntec, les experts en recrutement d’Abaka demandent aux candidats en short-list de transmettre les coordonnées de leurs anciens employeurs, qu’ils appelleront par la suite. Aucune démarche de contact en dehors de ces interlocuteurs (donnés par le candidat) n’est entamée. « Nous nous présentons, et nous échangeons sur le parcours du candidat dans son ancienne entreprise […] Ce n’est pas une histoire de dénicher les « défauts » du candidat, mais plutôt de comprendre sa personnalité et ses motivations» affirme Julian, consultant en recrutement chez Abaka. « Je pose toujours cette question lors de mes prises de références : « Que recommanderiez-vous au futur employeur de Monsieur X ? » cela permet d’engager une réelle conversation avec son interlocuteur et en savoir un peu plus sur notre candidat. ».
D’un côté, la prise de références sécurise un recrutement pour les cabinets et d’un autre, rassure les entreprises qui font appel aux services RH externalisés « Nous faisons systématiquement des prises de références auprès d’anciens employeurs lors de nos processus de recrutement » explique Julian, « nous réalisons plusieurs prises de références pour un candidat. Il est impératif qu’elle ne se fasse pas auprès d’un seul interlocuteur pour éviter tout règlement de compte ou défiance personnelle. »
Directeurs ou responsables des ressources humaines, managers opérationnels, ne soyez donc pas surpris de recevoir un appel d’un cabinet de recrutement souhaitant effectuer ses prises de références sur un ancien salarié. Cela fait partie d’un processus de recrutement qualitatif et complet.