Quel est l’intérêt d’écrire les missions de mes collaborateurs dans une fiche de poste ?

Cet article a été rédigé par Denis Fourrier, Consultant RH chez Abaka. Cet article fait partie d’une série dédiée à la réflexion autour de la gestion des emplois et des compétences au sein des organisations – ceci est le troisième épisode d’une longue série dédiée aux outils de la GPEC.

Maintenant que nous sommes familiarisés avec les principes de la gestion des emplois et des compétences et la construction d’une stratégie de gestion RH, nous allons découvrir ensemble les supports et les outils qui permettent d’animer le développement RH au sein de son entreprise. Parmi les outils de la GPEC, la fiche de fonction et la fiche de poste jouent un rôle essentiel : elles décrivent les missions de vos collaborateur.rice.s, mais vous permettent également de visualiser à tout moment les compétences présentes au sein de votre organisation afin de mener votre stratégie d’entreprise à terme. Mais quel est vraiment l’intérêt d’écrire les missions de vos salarié.e.s ? Et quelle est la différence entre une fiche fonction et une fiche de poste ?

La fiche fonction, une photographie imparfaite mais très utile

Quel est son intérêt ?

Avant toute chose, il est important d’avoir conscience que le vocabulaire et les outils RH ne sont pas neutres. Ils établissent une rationalité qui nous interprète, nous représentent de façon simplifiée et nous permettent de structurer et donc de manipuler des données. C’est dans cet état d’esprit que les fiches fonction existent et c’est le sens qu’elles doivent avoir pour être utilisées comme un outil utile à votre stratégie de développement des compétences. C’est une formalisation la plus fidèle possible de la réalité, mais qui ne pourra jamais représenter dans son intégralité la complexité d’une fonction telle qu’elle s’opère au quotidien.

L’enjeu est donc de réussir à trouver le bon compromis entre exhaustivité et efficacité. Pour cela, un conseil : priorisez vos objectifs en amont. Ils peuvent être multiples : clarifier le « qui fait quoi », donner du sens, définir les indicateurs de réussite des missions, optimiser l’intégration des nouvelles personnes, etc.

Quelle différence avec la fiche de poste ?

Le terme de fonction renvoie à une utilité, une raison d’être essentielle. Si plusieurs collaborateur.rice.s ont la même finalité dans l’entreprise, il est généralement cohérent de ne faire qu’une seule fiche. Autrement dit, un seul document peut définir les missions et compétences attendues de 15 personnes différentes qui occupent la même fonction.

Une fiche de poste quant à elle, détermine comment un.e salarié.e occupe spécifiquement sa fonction avec toutes ses particularités individuelles (horaires, rémunération, spécialisations, tâches spécifiques, activités annexes liées à la personne, etc.).

Bien évidemment, la fiche fonction doit être rédigée dans le respect des principes du métier. La fiche de poste quant à elle, doit respecter les principes du métier, de la fonction et du droit du travail.

Lorsque l’on se penche sur sa stratégie GPEC, il est intéressant de réaliser des fiches fonction car elles définissent un socle et une cohérence commune. C’est une échelle pertinente pour manipuler des les informations RH de l’entreprise et consolider votre politique globale. Leur déclinaison individuelle a surtout un intérêt dans le management opérationnel ou pour préciser des engagements contractuels propres à chacun.

Comment faire une fiche de fonction ?

Les items incontournables d’une fiche de fonction

Il est d’usage de faire des fiches de fonction qui conviennent à votre contexte et à vos besoins, bien évidemment. Cependant, on retrouve souvent des champs incontournables comme :

• L’intitulé de la fonction ;
• Sa raison d’être : une phrase qui résume le « pourquoi » de la fonction au sein de votre entreprise ;
• Les liens hiérarchiques et fonctionnels ;
• Le champ de responsabilité et le niveau d’autonomie ;
• Les missions et activités, si possible décrits de façon claire et précise avec des verbes d’action ;
• Les résultats attendus des missions ou critères de réussite ;
• Les compétences mobilisées pour occuper la fonction.

Miser sur le participatif

Pour en faire un véritable outil vivant, la fiche fonction doit faire consensus et être appropriée par celles et ceux qui vont l’utiliser. Si elle est une confirmation de l’attendu du management, elle doit aussi décrire une réalité vécue par les personnes qui l’occupent.

Avec une méthodologie et un support adapté, vous « sculpterez » progressivement un document à la fois riche et pertinent. Ce travail participatif est vecteur de reconnaissance car il écrira noir sur blanc des choses parfois invisibles et fera exister une réalité opérationnelle souvent masquée ou vulgarisée derrière des termes vagues et des compréhensions tronquées.

Et après ?

La fiche fonction est un outil socle fondamental dont les données peuvent alimenter toute votre politique de développement RH. Il ne doit pas s’entendre comme une description figée et administrative enfermant vos richesses humaines sur un support rigide. C’est un outil qui doit être évolutif et surtout prétexte à de l’échange réel.

Voici quelques exemples d’applications pour faire vivre les fiches fonction :

• Questionner le champ de responsabilité et les liens hiérarchiques peut parfois vous amener à officialiser le fait qu’il est nécessaire de clarifier certaines choses ;
• La description des savoir-être peut vous aider à identifier les profils comportementaux de vos futur.e.s candidat.e.s et à mieux préparer vos entretiens de recrutement ;
• Les « résultats attendus » des missions peuvent être transformés en critères d’évaluation et aider vos managers à mener les entretiens annuels ;
• Vous pouvez intégrer un temps de relecture de la fiche lors de l’entretien annuel pour faire contribuer nos équipes à la mise à jour régulière de l’outil ;
• Communiquer la fiche fonction d’un.e nouvel.le arrivant.e est une façon de lui montrer que les choses sont bien pensées et que son rôle est clair. Cela donne envie, c’est accueillant, cela peut donner lieu à des échanges et questions de compréhension qui vont faciliter la prise de poste ;
• Les compétences pourront être compilées dans un référentiel commun et vous aider à identifier les manques, risques, besoins de formation, mobilités internes…

Ainsi, pour se lancer dans ce travail en tant que dirigeant.e, responsable RH ou manager, un bon exercice est d’essayer de rédiger sa propre fiche fonction, si possible avec un tiers qui ne connaît pas votre métier et qui vous questionne. Le plus difficile est généralement de trouver le juste niveau de détail pour décrire les activités dans toute leur complexité, sans pour autant rentrer dans une description exhaustive à la manière d’une procédure. Vous souhaitez en échanger plus en détail ? Contactez-moi sur LinkedIn ou dfourrier[@]abaka.fr !