Intégrer vos nouveaux collaborateurs grâce à l’onboarding

Vous vous apprêtez à faire l’intégration de votre nouveau collaborateur recruté ces dernières semaines. L’organisation du travail hybride que vous mettez peut-être en place rend encore moins évidente leur intégration. Cette nouvelle configuration impose donc une anticipation et de l’organisation. Avec un objectif majeur : rendre fluide et rapide la prise de poste pour que votre collaborateur soit rapidement opérationnel. Dans cet article découvrez comment intégrer vos nouveaux collaborateurs grâce à l’onboarding.

Quand commence l’onboarding ?

Bien avant le premier jour ! Le processus d’intégration s’initie dès la période de recrutement. Propension des contenus de votre page Carrière à faciliter l’immersion, qualité des échanges avec les recruteurs, visite des locaux, mise en situation sur des cas pratiques et débriefing : l’objectif est d’aider votre candidat à se projeter dans un nouvel univers.

Vous avez trouvé votre candidat. Le « pré-boarding » est la seconde étape, qui exige une communication contractuelle de qualité : gestion de la promesse d’embauche, du contrat, communication de quelques éléments clés, invitation aux réunions. Cette étape démontre au candidat retenu la qualité de votre gestion administrative… et de la considération pour vos collaborateurs.

Selon Workelo, la durée moyenne d’un onboarding s’élève à 9 mois.

Réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur grâce à l’onboarding, un triple enjeu

La littérature foisonne sur les enjeux, les principes de l’onboarding et les chiffres-clés relatifs à sa réussite ou à son échec. Si l’on devait résumer les trois raisons pour lesquelles le processus d’onboarding permet d’intégrer efficacement un collaborateur, voici ce que nous pourrions avancer :

1/ Elle est la première étape de l’engagement de votre collaborateur dans votre aventure entrepreneuriale. En vous rejoignant, votre nouvel arrivant vit une expérience émotionnelle qui impactera son ressenti et confortera ou non son choix. Avez-vous déjà connu ce sentiment de ne pas vous sentir attendu, ni accueilli ?

2/ Elle accélère son efficience. Donner les clés pour comprendre votre activité, votre univers, vos codes culturels, les acteurs de l’entreprise et votre fonctionnement pratique ne s’improvise pas. En revanche, selon la typologie de votre organisation, le partage de ces informations peut prendre diverses formes : plateforme digitale interne, livret, échanges et temps de rencontre, formations présentielles ou digitales. L’intégration est autant une expérience émotionnelle que rationnelle. Votre collaborateur attend autant que vous de pouvoir se mettre à la tâche et effectuer ce pour quoi il est recruté.

3/ Elle optimise l’efficacité, le temps et la motivation de vos équipes RH. Le départ prématuré d’un collaborateur représente pour l’entreprise du temps perdu pour vos équipes RH, déjà chargées. Le recrutement ne s’arrête plus à la signature du contrat. Il inclut désormais la séquence d’intégration pour installer le collaborateur à son poste. Un parcours d’intégration bien pensé sécurise le candidat, qui prend ses marques aisément. Elle est rassurante pour vos équipes, qui peuvent se consacrer à leur prochain projet.

L’intégration effective du collaborateur : les incontournables

Entre l’intégration idéale telle que les cabinets RH peuvent la projeter et la réalité des premiers jours d’un collaborateur, il y a souvent des écarts. Voici un rappel des fondamentaux et de ce que vous pouvez faire pour accélérer la prise de poste.

1/ Les élémentaires : le matériel indispensable au poste et des accès informatiques, un contrat de travail, et la communication des informations réglementaires (complémentaire santé, prévoyance, règlement intérieur), un temps d’accueil et de présentation à l’équipe, la présentation du fonctionnement des espaces de travail et des aspects pratiques (bureau fixe, badge éventuel, horaires, etc.), un planning de la première journée/des premiers jours.

2/ Les accélérateurs : session de formation à la prise en main des outils, accompagnement par un tuteur-parrain, contenus à découvrir en autonomie et échanges pour connaitre l’entreprise et ses acteurs (dirigeants et acteurs-clés des activités à fortes interdépendances avec la fonction du nouveau collaborateur), binômage ou accompagnement pour les premières missions confiées.

NB : Ne jamais oublier, quelle que soit la taille de l’entreprise : une rencontre avec le responsable RH pour évoquer le rôle des acteurs RH dans le parcours collaborateur (évolution, écoute, gestion de carrière) et évoquer le fonctionnement opérationnel des aspects liés aux conditions de travail (absence, congés, santé…).

Vous anticipez la gestion des sujets (parfois irritants car administrativement complexes) liés au quotidien du collaborateur et vous donnez les moyens à votre DRH de gérer les parcours des collaborateurs.

3/ Les jalons à J +30 et plus tard : des temps d’échange durant la période d’essai. Ils peuvent être rapides, mais au moins l’un d’entre eux doit être planifié et formalisé. Il peut s’agir de l’entretien de fin de période d’essai, par exemple. Prévoir également un temps d’échange avec la RH, tiers entre le manager et le collaborateur. Le RRH a pour rôle de valider que le collaborateur est à l’aise dans son environnement de travail, intégré dans le collectif et qu’il correspond aux attentes du poste. Enfin des temps d’échange et de feedback après la période d’essai. De cette manière, vous sécurisez l’embauche sur le long terme grâce à un dialogue ouvert.

Côté employeur, deux clés de réussite

L’implication des managers directs

Le manager est l’un des acteurs majeurs de l’intégration d’un nouveau collaborateur. Le recrutement et l’intégration de ses nouveaux collaborateurs font pleinement partie de sa mission.

De lui, on attend une posture managériale qui se traduit ainsi :

• De la considération pour cette mission d’onboarding car in fine, c’est une preuve de respect pour son collaborateur. Le manager a conscience que ce moment est important pour lui comme pour son collaborateur et qu’il représente l’entreprise à travers ses comportements.
• Une prise de responsabilité en se portant garant du process. Il veille à ce que les éléments évoqués plus haut (élémentaires, accélérateurs, jalons) soient mis en œuvre.
• De la disponibilité pour échanger de manière profitable avec son collaborateur et répondre à ses questions.

La facilitation par les RH de l’intégration

Les équipes Ressources Humaines répondent quant à elles de la réussite de la procédure du contrat de travail et des obligations légales de l’employeur (DPAE, souscription à la complémentaire santé, suivie de la période d’essai notamment).

Pendant l’intégration, elles interviennent en soutien des managers sur un rôle de facilitation. Il s’agit par exemple de mettre à disposition des check-lists, un planning type. Elles s’assurent enfin que des points d’étape sont planifiés et ont lieu.

Comme évoqué plus haut, elles sont en contact direct avec le collaborateur, en tant qu’interlocuteur privilégié pour l’accompagner dans sa prise de poste : explication du fonctionnement administratif, rôle des RH comme interlocuteur sur les questions liées à son parcours dans l’entreprise.

Soigner l’intégration pour renforcer votre image employeur

En résumé, soigner l’intégration est indispensable, quelle que soit l’entreprise. La surenchère de goodies est bien souvent inutile, comparée à ce qui reste réellement :

• Le sentiment d’être attendu et accueilli
• La mise à disposition des éléments nécessaires pour commencer à travailler.
• Le sentiment pour vos collaborateurs « onboardeurs » en place d’être utiles, efficaces et fiers de la modernité de leur entreprise.

Globalement, se mettre à la place du candidat est toujours un excellent exercice : de quoi a-t-il besoin pour être opérationnel et à quel moment doit-il disposer des informations/matériels/connaissances ? Ce que vous listerez vous permettra de réaliser votre check-list et de l’ajuster en fonction du temps disponible. Gardez à l’esprit qu’un bon processus d’onboarding peut augmenter la rétention des talents de 82%. Il est donc dans votre intérêt d’investir dans un processus d’onboarding réussi.

Lorsque votre nouveau collaborateur arrive, vos encadrants, vos RH sont les premiers ambassadeurs de votre marque employeur. Demain, ce nouveau collaborateur, qu’il soit stagiaire ou directeur général sera lui-même à son tour l’un des futurs ambassadeurs de votre marque employeur… A vous d’en faire les meilleurs porte-drapeaux !

Vous souhaitez concevoir un process d’intégration efficace qui tienne compte de vos réalités et travailler ce volet votre expérience candidat et collaborateur ? Échangeons ensemble.

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